7 dingen die je absoluut NIET moet doen tijdens een meeting

30/01/2017

Er zijn zo van die dingen die je beter vermijdt tijdens een meeting.

Te laat komen

Geen grotere domper op het vergaderfeestje dan iemand die tien minuten na de start van de vergadering naar binnen schuifelt. Het breekt het ritme van de meeting en voor je het weet ben je de draad van je betoog en de aandacht van jouw luisteraars kwijt.

De verkeerde mensen uitnodigen

Nodig enkel diegenen uit die er baat bij hebben om aanwezig te zijn op de meeting. Zo vermijd je verwarring en een meeting die eigenlijk nergens over gaat.

Blijven doorgaan tot iedereen akkoord gaat

Helaas kan er niet altijd worden onderhandeld tot aan het gaatje. Een vergadering is ook geen oefening om te kijken wie het langst op zijn stoel kan blijven zitten. Het is een werkoverleg. Met andere woorden: je overlegt en zoekt samen druppelsgewijs naar een oplossing. Daar kan tijdens een volgende meeting dan weer verder worden aan gewerkt.

Altijd dezelfde personen aan het woord laten

Er zijn altijd wel van die mensen die het voortouw (willen) nemen in een meeting. Diegenen die het hardst roepen zijn echter niet diegenen met het grootste gelijk. Modereer de meeting opdat iedereen zijn ideeën kan ventileren.

Niemand weet waar het over gaat

Geen agenda, geen meeting. Zomaar vergaderen leidt doorgaans nergens heen. Een vergadering zonder structuur is als een reiziger zonder kompas. Die gaat overal en nergens heen. Zorg dat je een duidelijke agenda hebt met duidelijke objectieven waar je naartoe kan werken.

Er zijn geen decision makers aanwezig

Het heeft weinig zin om te vergaderen over een belangrijke beslissing indien er niemand aanwezig is die over die beslissing kan gaan. Voor een dagelijks werkoverleg moet uiteraard niet altijd je baas aanwezig zijn.

Niet komen opdagen

Niets zo ergerlijk dan een meeting waar maar de helft van de genodigden komt opdagen. Wanneer meer dan 20% van de genodigden afwezig is, kan je beter de boel afblazen. Is iedereen aanwezig maar de decision maker niet, dan verleg je ook best de meeting.

Pascal Dewulf

Deel met anderen