7 redenen waarom je meeting een ramp was

Een meeting geeft niet altijd de resultaten die je ervan verwacht. Om onderstaande redenen kan de meeting uitdraaien op een ramp.

1. Je organiseerde een meeting uit gewoonte

Opgelet, vergaderingen kweken vergaderingen. Ze kunnen dienen als prullenmand voor vervelende agendapunten van vorige vergaderingen. En die wekelijkse vaste vergadering die je begin januari vol goede voornemens invoerde? Die is misschien niet elke maandagochtend nodig. Durf te annuleren indien er geen agendapunten zijn. Je agenda zit anders propvol nutteloze vergaderingen.

2. Je liet laptops en smartphones toe

Tijdens de vergadering loopt het werk van alle deelnemers door. Iedereen heeft nog wel een dringende mail te versturen. Stel de deelnemers bloot aan de verleiding van die mailbox binnen handbereik en het pingt, trilt en bliept de hele vergadering door.

3. Jij of één van de anderen kwam te laat

Je verspilt een boel tijd en geld met te laat komen. En je geeft het slechte voorbeeld. Tijdens die paar minuten vindt Bart dat hij nog wel vlug even zijn koffiebeker kan gaan vullen. Onderweg wordt hij aangeklampt door José van HR, die een dringende vraag heeft. Paul wil zijn klant nog even bellen voor een korte update, wat al snel ontaardt in een discussie over een andere offerte. Je stuurt Hilde om Bart te gaan zoeken, die ondertussen op het toilet zit. Aan deze kettingreactie komt geen eind. Kom op tijd.

4. Je gaf toe aan afleiding

Vergaderingen zijn uitgelezen momenten om aan visibiliteit te werken. Vooral als de baas aanwezig. Al snel zal Seppe, de jonge, energieke medewerker spontaan aan het brainstormen slaan. Bart illustreert een punt met een anekdote uit zijn lange carrière. Rita associeert vrij bij bepaalde feiten. En haalt er een hele vloot andere problemen bij. Wees assertief en smoor deze interventies in de kiem.

5. Je had geen agenda

Een vergadering heeft een agenda. Punt. Zo weet je team waarover jullie wel en niet gaan discussiëren en heb je een structuur om rond te werken. Deel de agenda ook op voorhand, zo blijkt meteen dat de vergadering nodig is.

6. Je vergat de tijd

Een vergadering begint en eindigt op tijd. Ook time management is een must. Geef vooraf aan hoeveel tijd je aan een onderwerp wil besteden. Bouw wat bufferruimte in. Wanneer iedereen zich aan de tijdslimieten houdt, beloon je de deelnemers door die bufferruimte gewoon terug te geven en de vergadering vroeger te stoppen.

7. Je organiseerde een lunchmeeting zonder lunch

Als je graag naar een orkest van rammelende magen luistert of presenteert voor een publiek dat met de gedachten bij pizza zit, organiseer dan een meeting net voor lunchtijd. Plan het net erna, en je wordt geteisterd door het collectieve lunchcoma. Bestellen dus, die broodjes!

Eveline Janssens