Regiotalent

In onze reeks ‘De andere 50%’ geven Eric Verbeiren en Frank Van Overwalle je tips om je kansen op de werkvloer te optimaliseren. Zet hiervoor je sociale brein in. Vandaag loodsen we je graag doorheen je vergadermomenten, zowel online als offline.

Vergaderingen zijn een zegen en een vloek. De auteurs geven met plezier enkele tips over hoe je jezelf in je nieuwe job als bekwame, behulpzame collega kan opstellen, maar ook hoe je de vergaderingen wat minder vervelend, nutteloos en lang kan maken.

1. Offlinevergadering

Je helpt waar je kan bij het organiseren van een goede vergadering

Ga voor duidelijke objectieven, een agenda en beperk het aantal deelnemers.

Kijk of je je snel nuttig kan maken

Misschien kun je de voorzitter assisteren of zelf een stukje presenteren. Zelf goede vragen stellen, wordt ook geapprecieerd.

Verzorg je intrede

Kom op tijd en liefst zelfs 15 minuten voor aanvang, zodat er tijd is om te connecteren met de anderen. Met je manager kan je ook vooraf afstemmen waar je best plaatsneemt.

Ga niet irriteren

Zit niet te appen en neem geen telefoontjes aan. Dat geeft namelijk aan dat je andere zaken belangrijker vindt. Ga voor een houding van actief luisteren en kort en krachtig communiceren.

Verzamel gestructureerd de info

Neem een schriftje mee en hou een vaste lay-out aan, vermeld de aan- en afwezigen, schrijf duidelijke conclusies en actiepunten op. Zo vind je nadien je weg nog in je nota’s.

Verzamel en filter je vragen

Je hoeft geen onnodige vragen te stellen. Wat kan je zelf opzoeken, wat is er voor specialisten en wat voor mijn manager? Maak deze afweging voor je een vraag stelt.

Breng je eigen ideeën voorbereid

Wil je iets zeggen in de vergadering? Probeer het gezegd te krijgen in maximaal drie zinnen. En breng je vragen aan met de nodige relativering, afgestemd met je manager, je kritische en welwillende collega’s.

Maak geen gebruik van de variarubriek

De vuilnisbak is niets voor jou!

2. Onlinevergadering

Kies voor de juiste omkadering

Bevind je in een nette en stille ruimte. Doe kantoorkledij aan, zorg dat je pc en camera aangesloten zijn en zet je op de juiste afstand van camera en microfoon. De juiste belichting is ook altijd fijn voor wie naar je moet kijken.

Ga ruim op tijd online

Weer een ideaal moment om te connecteren met de binnenkomende collega’s.

Maak jezelf nuttig

Misschien kun jij wel documenten delen, de chatfunctie opvolgen, de timing bijhouden of technische hulplijn zijn.

Neem actief deel

Toon dat je actief luistert, noteer nu en dan iets, volg het protocol, probeer regelmatig non-verbale signalen te geven, blijf glimlachen en zorg ervoor dat je aandacht niet verslapt.

Bereid jouw onlinepresentatie voor

Sluit vooraf allianties, zorg ervoor dat je de technische details onder de knie hebt, hou het kort en benadruk de conclusies.

Wees selectief

Je hoeft zeker niet aan alle onlinevergaderingen deel te nemen. Word hier selectief in en check vooraf het objectief, de agenda en je eigen bijdrage.

Mieke Vercruijsse

Zin in nog meer tips over plezier en succes in je (nieuwe) job? Haal het boek (https://borgerhoff-lamberigts.be/boeken/de-andere-50) in huis of hou regiotalent.be in de gaten. De komende weken geven we je met plezier nog meer checklists.