De handleiding voor conference calls

De conference call, een stiel op zich. Scherp je skills aan en gebruik deze tips voor je volgende call.

Voor

Deel de agenda met alle deelnemers en spreek een exact begintijdstip af. Laat weten dat je verwacht dat iedereen tijdig inbelt. Doordat de vergadering zich virtueel afspeelt, is de kans groot dat deelnemers stiekem een sms sturen of een to-dolijst opstellen. Zorg als moderator dat iedereen bij de les blijft.

Voor je begint, controleer je je materiaal. Werkt de verbinding, staat je microfoon aan en heb je beeld? Bel ook wat vroeger in, zo heb je ruimte indien er een probleem is met de connectiviteit. En onze gouden tip? Werk conference calls af met een headset, dat zorgt voor een betere geluidskwaliteit en minder echo.

Tijdens

Start de call met een namenrondje. Zo weet iedereen wie aanwezig is. Laat telkens één persoon tegelijkertijd aan het woord en zorg dat sprekers duidelijk aangeven wanneer ze uitgesproken zijn. De verantwoordelijke van de call geeft dan het woord van de ene aan de andere spreker.

Spreek luid en duidelijk. En gebruik je muteknop. Ben jij niet aan het woord, zet jezelf dan op mute. Als 12 bellers achtergrondgeluiden als telefoongesprekken, kinderen, kopieerapparaten,… meenemen in het gesprek, wordt het een kakafonie. Vergeet je muteknop ook niet af te zetten. Het vaakst gehoorde zinnetje in een conference call is ‘Mijn muteknop stond nog op’.

Bij een conference call valt lichaamstaal weg. Als je een meeting hebt waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel over de telefoon, dan moet je hierop letten. De lichaamstaal van de fysiek aanwezige deelnemers is niet zichtbaar voor de bellers.

Creëer stilte zodat minder assertieve bellers de kans krijgen om tussen te komen. Maak aan het eind van de vergadering tijd voor een open vragenronde of een varia punt.

Na

Controleer of het gesprek is beëindigd voordat je tegen je collega gaat zitten zuchten hoe moeilijk één van de bellers deed.

Maak een verslag op van de vergadering met actiepunten. Wie ging wat doen en tegen wanneer, zijn er al agendapunten voor een volgend call,…

Conference calls kunnen vermoeiend zijn. Drink wat water en ga even een frisse neus halen of wandel een rondje rond de werkvloer om weer te landen in de echte wereld.

Eveline Janssens