Weg met vergaderitis!

De ene marathonvergadering is nog niet afgelopen, of daar is de volgende nutteloze meeting al. Gelukkig kan je met een paar kleine ingrepen wat meer vaart in een vergadering brengen.

1. Verdeel de meetings onder elkaar
Zitten jullie steevast met 20 collega’s aan de vergadertafel, en weet je de helft van de tijd niet waarover de topics gaan? Vraag dan aan de teamleiders of ze de vergadering niet kunnen opsplitsen per (kleiner) team, in plaats van onefficiënt te gaan ‘meta-vergaderen’. Grote kans dat ze jouw voorstel genegen zijn, omdat ze dan ook zelf minder vaak op de vergaderstoel moeten plaatsnemen.

2. Lijst de agendapunten op
Als je op voorhand een printje maakt van alle agendapunten, zal de vergadering gegarandeerd vlotter verlopen. Mensen vinden het namelijk geweldig om dingen van hun lijstje te kunnen schrappen. Als er na puntje 1 nog 17 andere agendapunten volgen, dan schakelt iedereen automatisch een versnelling hoger.

3. Laat de lolletjes achterwege
Vaak wordt een vergadering afgeremd door praatgrage collega’s die constant hun zegje willen doen – over het financiële jaarplan, maar ook over de televisieavond van gisteren. En voor je het weet, verzandt de bijeenkomst in een hoop gekeuvel waar geen enkele concrete beslissing wordt genomen. Waardoor je de dag nadien opnieuw kan beginnen. Hoe verleidelijk het soms ook mag zijn, laat je tijdens een meeting niet meeslepen door verhalen van collega’s. Reageer niet op hun kwinkslagen of voorzetten, daar is nog tijd genoeg voor aan de koffieautomaat. Focus je in de eerste plaats op de agendapunten.

4. Hou de klok in het oog
Hoeveel vergaderingen beginnen er niet “een kwartiertje” te laat? Telkens opnieuw is dat verspilde tijd voor alle deelnemers. Spoor iedereen dus aan om op tijd te komen. Voer desnoods een ludiek ‘boetesysteem’ in, waarbij de laatkomer bijvoorbeeld koffie moet halen voor al zijn collega’s. Hij zal zijn slechte gewoonte snel afleren! Eindig ook op het afgesproken tijdstip, en zorg ervoor dat iedereen weet hoeveel tijd hij krijgt om een punt te bespreken. Bij een tijdslimiet zullen mensen minder snel uitweiden en meteen tot een beslissing komen.

5. Maak een actieplan
Duid een Chinese vrijwilliger aan (meestal Mr. Punctueel of Mrs. Perfectioniste) die een verslag opmaakt van de vergadering. Sluit elk agendapunt af met een concreet actieplan: maak afspraken over wie wat zal afhandelen, waar, wanneer en met wie. Op die manier wordt een vergadering ook echt een efficiënt werkinstrument.

Gerlinde de Bruycker