Gebruik maximaal 5 zinnen in een e-mail en 6 andere nuttige tips voor optimaal e-mailverkeer

Een e-mail zodanig opstellen dat hij ook het vooropgestelde doel bereikt: het lijkt een evidentie, maar dat is het niet altijd. Met deze tips zijn je e-mails alvast helemaal uit het boekje.

1. E-mail of niet

Vooraleer je aan een e-mail begint, kan je je best afvragen of die e-mail wel echt nodig is. Kan het niet sneller door even te bellen? Zou je even makkelijk tot bij je collega kunnen lopen voor een snel overleg? Of is die e-mail eigenlijk helemaal niet nodig? Stuur geen e-mails gewoon omdat het makkelijk is voor jezelf. Hou ook rekening met de overvolle mailbox van je collega(‘s).

2. E-mail </= 5 zinnen

Heb je ook zo een bloedhekel aan die ellenlange e-mails? Tegen dat je aan het eind bent, weet je al niet meer waar het begin nu eigenlijk over ging. Kan je je idee, vraag of mening niet in minder dan vijf zinnen uiteenzetten, herformuleer dan wat je wil schrijven. Lukt dat niet, plan dan een gesprek in.

3. Gebruik bullet points

Net zoals in een presentatie kan je ook in e-mails bullet points gebruiken. Dat maakt je standpunt of dat waar je naartoe wil gelijk een stuk overzichtelijker voor de ontvanger. Leg het probleem eerst heel kort uit en geef vervolgens de belangrijkste punten ervan aan in bullet points.

4. Zet je call to action in fluo

Een e-mail heeft in principe een doel. Je wil doorgaans iets bekomen. Om te voorkomen dat je collega eerst een hele e-mail moet doorploegen, kan je je call to action best gewoon in fluo zetten. Die call to action geeft immers kort en krachtig aan wat je nu eigenlijk wel of niet van je collega verwacht.

5. Je subject line is cruciaal

Eigenlijk moet de ontvanger van je e-mail via de subject line meteen weten waarover het gaat en wat er dient te gebeuren. Vermijd in je onderwerp dan ook teasers, clickbait, raadselachtige uitlatingen en dies meer. Hou het gewoon zakelijk en to the point.

6. Vermijd blendercontent: hou het in je e-mails op één specifiek probleem of item. Ga geen andere inhoud, die niets met de e-mail op zich te maken heeft, door je betoog mengen. Dat is verwarrend en bovendien ontzettend moeilijk om op te volgen. Say no to blendercontent.

7. Bewaak je (schrijf)stijl

Ratel niet even over je toetsenbord om dan zo snel mogelijk op de ‘Verzend’-knop te drukken. Check de spelling van je e-mail, spreek iemand op een nette manier aan en wees ook niet te beschroomd voor een bedankje of een groet mee te geven aan het einde. Hoffelijkheid is ook in e-mails cruciaal. Je bereikt er bovendien veel meer resultaat mee.

Pascal Dewulf