Zo onderhoud je je mailetiquette

Afkortingen als ’thx’ en ‘ff’? Typefouten? Een nieuwe klant aanspreken met de voornaam? Cc of Bcc? Hou de turbotaal voor je social media accounts, in werkmails zijn volgende regels van kracht. Streekpersoneel frist de etiquette nog even op.

1. Leees vat je tipdt

Voor je op send duwt, lees je na wat je net geschreven hebt. Onoplettendheid of te snel willen zijn, zorgen voor schoonheidsfoutjes die je beter even wegwerkt. En voor die beruchte dt-fouten herhalen we het nog eens: lees na wat je net getypt hebt.

2. Geachte…

Hou het formeel op werkgebied. ‘Salut’, ‘Joe’ of ‘Hey’ is leuk onder vrienden, maar collega’s, klanten en je bazen spreek je correct aan. Een welgemikte ‘Geachte’ komt veel beter over. Afsluiten doe je nooit met kusjes of knuffels, een vriendelijke groet is voldoende. Op het gebied van beleefdheid ben je beter wat overdressed.

3. Jan, Piet of Corneel?

Voornamen kunnen, maar potentiële klanten of contacten die je voor het eerst mailt, spreek je aan met de familienaam. Reageren zij met het gebruik van jouw voornaam, dan doe je hetzelfde.

4. Emoticons

In professioneel mailverkeer vier je een nieuwe deal niet met een smiley. Druk je enthousiasme uit in woorden. Collega’s die je elke week op de sportschool en zaterdags bij etentjes ziet, reken je als vrienden, daar kan een emoji natuurlijk wel.

5. Reply…

Niet meteen op een mail antwoorden is geen probleem. Mensen begrijpen dat je in vergadering of op een opleiding zit. Gemiddeld zou je elke werkmail binnen één of twee werkdagen moeten kunnen beantwoorden.

6. DRUKLETTERS

Drukletters zijn een no-go. Zij vormen het equivalent van je stem verheffen via e-mail en DAN LIJKT HET ALSOF JE STEEDS ZO ZIT TE ROEPEN.

7. Contact

Stel een standaard handtekening met je gegevens in. Dat is gemakkelijk voor iedereen die jou iets moet opsturen of telefonisch contact wil opnemen.

8. Cc vs. Bcc

Cc (Carbon Copy) wil zeggen dat de contactpersoon op de hoogte moet zijn van wat in de mail staat. Een overste bijvoorbeeld. Bcc (Blind Carbon copy) wordt gebruikt als je de mail naar een derde persoon wil sturen, maar dit niet zichtbaar wil maken voor de ontvanger.

Eveline Janssens